Aus Ruecksicht auf meine Kunden sind die folgenden Faelle anonymisiert und nach Branche benannt. Auf erfundene Prozentzahlen verzichte ich bewusst – die beschriebenen Ergebnisse sind qualitativ und nachvollziehbar.
Details und Referenzgespraeche teile ich nach Absprache gern direkt.
Viele Erstanfragen, hoher Aufwand bei der ersten Einordnung: Welches Verfahren, welches Land, welche Unterlagen. Das Team verbrachte einen Grossteil der Zeit mit immer denselben Rueckfragen, bevor ueberhaupt beraten werden konnte.
Ein KI-gestuetzter Vorab-Assistent erfasst die Eckdaten einer Anfrage, ordnet sie dem passenden Verfahren zu und stellt eine erste, strukturierte Unterlagen-Checkliste zusammen. Die Berater steigen damit in ein bereits vorbereitetes Gespraech ein.
Dokumente von Mandanten werden zusaetzlich automatisch klassifiziert und dem richtigen Fall zugeordnet.
Spuerbar weniger Routine-Rueckfragen vor dem Erstgespraech und eine konsistentere Aufnahme neuer Faelle. Die Berater konzentrieren sich auf die eigentliche Beratung statt auf Vorsortierung.
Bestellungen und Anfragen kamen ueber viele Kanaele – Mail, Telefon, Formular – in unterschiedlichen Formaten. Die Uebertragung in das Warensystem war manuell, fehleranfaellig und gerade in Saisonspitzen ein Engpass.
Eine Automatisierung liest eingehende Bestellungen aus, normalisiert die Angaben und uebergibt sie strukturiert an das bestehende System. Unklare Faelle werden markiert und einem Mitarbeiter zur Pruefung vorgelegt, statt blind durchzulaufen.
Die Loesung wurde an die bestehenden Tools angedockt, ohne dass ein Systemwechsel noetig war.
Weniger Uebertragungsfehler und ein deutlich ruhigerer Ablauf in Spitzenzeiten. Das Team gewinnt Zeit fuer Kundenkontakt statt fuer Dateneingabe.
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